Do integracji trzeba podejść poważnie – MeetingPlanner.pl w rozmowie z Jagodą Gandziarowską-Ziołecką

MeetingPlanner.pl: Jaką wartość z punktu widzenia Pani doświadczeń, obserwacji rynku, współpracy z klientami, mają projekty team-buildingowe czy integracyjne?

Jagoda Gandziarowska-Ziołecka: Obserwuję wśród klientów coraz częstsze podejście do integracji jako ważnego elementu budowy zespołu, a nie tylko pomysłu na atrakcyjne spędzenie czasu. Coraz częściej klienci szukają długofalowych opcji pracy nad współpracą. Bo wiedzą, że to wprost przekłada się na efektywność i wyniki. Integracja wpływa na atmosferę pracy, a też między innymi na lepszy przepływ informacji w organizacji. Znamy kogoś, łatwiej się odezwać, zapytać, przyznać się do pomyłki, wiemy gdzie szukać informacji – to ważne czynniki ułatwiające realizację celów. Dlatego klientom już rzadziej chodzi o jednorazowe „fajerwerki”, a częściej nasze działania integracyjne dla klientów to zaplanowany proces, cykl spotkań co kilka miesięcy. Wielu klientów już jest „rozpieszczonych”, wiele form widzieli, wiele team-buildingów organizowali, wiele pieniędzy wydali. Nie szukają teraz tylko zaskoczenia, a czegoś, co naprawdę przełoży się pozytywnie i praktycznie na jakość codziennej współpracy ludzi. Często oddychają z ulgą, kiedy proponujemy im cykl spotkań, a nie jednorazowe wydarzenie (po którym często uczestnicy pytali „dobrze się bawiliśmy, ale co to nam dało?”).

MP: Co jest kluczowe, jeśli chodzi o skuteczność takich projektów i programów?

JGZ: Ponieważ przemyślane integracje mogą rzeczywiście znacząco podnieść skuteczność zespołu, dlatego do integracji trzeba podejść poważnie. Potraktować ją, jako wartościową inwestycję (pieniędzy, czasu i zaangażowania). Z której ma być zwrot.
Na kilku etapach trzeba więc zadbać o różne sprawy. Przed projektem: ogromnie istotne jest zbadanie kontekstu, potrzeb zespołów, poznanie ich wyzwań i celów z punktu widzenia organizacji. Trzeba z klientem określić cel integracji i czynniki sukcesu – czyli co ma się zmienić po tym wydarzeniu. Jakie mają być reakcje, zachowania. Do tego dobiera się dopiero najlepszą formułę, dopasowaną do potrzeb uczestników.

Już w czasie wydarzenia warto, żeby zamawiający czy sponsor zakomunikował cel, po co my się spotykamy, jakie mamy z tym związane oczekiwania. Bo to nie tylko atrakcyjna forma czy dobra zabawa wpływają na zaangażowanie uczestników. To też, a nawet przede wszystkim, uznanie przez szefów, że to ważny czas i warto się wyłączyć z bieżących spraw (np. nie odpowiadać na maile, nie siedzieć w telefonie). Być obecnym, uważnym. Pozwolić na to ludziom.

The Tree of Life – jedna z propozycji Pracowni Gier na team building w firmie/organizacji

Po wydarzeniu należy „kuć żelazo póki gorące”. My podczas integracji pracujemy w oparciu o gry, symulacje, metafory. Nawet krótkie ich omówienia dają zespołowi dużo praktycznych wniosków. One wszystkie powinny mieć szansę zostać wdrożone do współpracy. Z integracji zawsze coś wynika – ludzie kończą z podniesionym zaangażowaniem, z nadziejami na lepszą komunikację i współpracę. Ważne, żeby kadra menadżerska to wspierała.  Widzę, jak wiele organizacji dba, aby efekty integracji pogłębiały się. To są czasem drobne rzeczy – czas na kawę, w czasie której można wymienić się informacjami, czas na świętowanie sukcesów, fokus na docenianie wysiłków czy pytanie szefa „jakiego wsparcia ode mnie potrzebujesz?”.

MP: Czy branża – zarówno docelowi klienci, jak i agencje – wymaga edukacji w tym zakresie?

JGZ: Edukacja dotyczy właśnie tego aspektu, że team building to poważna sprawa, że trzeba dobrać jego formę do specyfiki organizacji, zespołu i zdobyć poparcie szefostwa. Kiedy pracujemy z agencjami, naszym warunkiem jest możliwość porozmawiania przed wydarzeniem z osobą zamawiającą, a najlepiej też ze sponsorem po stronie „biznesu”. Właśnie, żeby porozmawiać o tym, że jego zaangażowanie jest kluczowym czynnikiem wpływającym na sukces projektu, na zwrot z poniesionej inwestycji. I żeby poznać potrzebę i specyfikę organizacji. Wymaga to czasem wyraźnego oparcia się szalonej presji czasu narzucanej przez klienta (oferta na wczoraj) i poproszenia o spotkanie. Nieliczni to rozumieją – z takimi współpraca układa się najlepiej, nie jest jednorazowym wydaniem pieniędzy, a przekształca się często w wieloletnie wspólne działanie, towarzyszenie danej firmie czy zespołowi. Trochę w roli dobrego „lekarza pierwszego kontaktu” – do którego zgłaszamy się nie tylko, kiedy dzieje się coś naprawdę złego, ale też przychodzimy po sposoby na wzmocnienie i dbanie o siebie w codziennym życiu, regularnie sprawdzamy swój dobrostan, robimy niezbędne badania. To jest prawdziwa budowa zespołu czyli team-building. Jednorazowe wydarzenia przekładają się na współpracę tak, jak jednorazowa wizyta na siłowni na kondycję mięśni.

MP: Co według Pani oznacza pojęcie „etyka w branży”, jakie są kluczowe wyznaczniki, którymi Pani się kieruje, a jakie problemy Pani dostrzega?

JGZ: Te dwa pytania łączą się dla mnie w jedną odpowiedź. Dla mnie etyka w branży krąży wokół tematu zaufania i transparentności. Tylko wtedy można coś sensownego zaproponować klientowi, jeśli wiemy, do kogo ofertujemy, z czym ta organizacja się zmaga, czego potrzebuje. Możemy się spotkać z osobami zamawiającymi i agencją i razem zaprojektować atrakcyjną propozycję. Ale to wymaga zaufania, że można ujawnić nazwę klienta, że nikt tego nie wykorzysta przeciwko. To też wymaga czasu na osobiste spotkanie, porozmawianie o zasadach dobrej współpracy, o wzajemnych interesach i potrzebach. Dobry biznes trudno jest zrobić przez telefon, nie znając osoby, z którą się rozmawia i która większość informacji o kliencie zataja. Rozumiem, że to bierze się z różnych złych doświadczeń, i nad tym ubolewam.

Zdaniem Jury

” Kiedy myślę lider, strateg, moc, energia i kompetencje, to jak w przypadku e = mc2, zawsze wychodzi mi Jagoda Gandziarowska-Ziołecka. I nie chce być inaczej! Takie to równanie na sukces w branży. ”

Sylwia Banaszewska, prezes zarządu MeetingPlanner.pl