Projekt Zgrany Urząd dla administracji publicznej

Piszący te słowa strawił kiedyś cały dzień na przemieszczaniu się między Urzędami Skarbowymi na Grochowie i  Śródmieściu. Zostałem wezwany do natychmiastowego stawiennictwa, z groźbą doprowadzenia przez organy ścigania. Już się bałem, że ktoś podkablował, że prowadzę nielegalną hodowlę pieczarek pod Garwolinem lub wyszedł na jaw inny z moich licznych lewych interesów. Nie oszukujmy się, z US nie ma żartów. Wiadomo jak skończył Al Capone. Krótko mówiąc, myślałem, że urwą mi głowę. Nie urwali. Oddali 150 zł nadpłaconego kilka lat wcześniej podatku, świetną historię o urzędniczych absurdach dodając gratisNonsensy związane z załatwianiem spraw w urzędach państwowych to wdzięczny temat dla filmowców (nasz nieoceniony Bareja), felietonistów (np. genialnie o urzędniczych absurdach w Izraelu pisał Ephraim Kishon), a nawet autorów komiksów (Asterix załatwiający sprawę w rzymskim urzędzie, w ramach swoich 12 prac). Nie oszukujmy się, urzędy nigdzie na świecie nie mają dobrej prasy. Przecież tak być nie musi. Ostatecznie wszyscy gramy do jednej bramki. W tym odcinku zajmiemy się grami, które pomagają instytucjom publicznym skuteczniej realizować cele. Pracownia Gier ma w tej dziedzinie spore doświadczenie. 

Przykład ze świata 

Holendrzy z zagadnień związanych z wykorzystaniem gier w biznesie czy sferze publicznej zrobili pełnoprawną dyscyplinę uniwersytecką. Nawet holenderskie urzędy centralne nie boją się sięgać po tego typu metody. Takim, dość zabawnym przykładem, może być Lama Game, gra stworzona przez Instytut badawczy IVA przy Uniwersytecie w Tillburgu na zamówienie holenderskiego ministerstwa rolnictwa. W 2008 roku, ze względu na unijne wymogi, Holendrzy musieli wprowadzić elektroniczny system identyfikacji trzody. Rozważano dwa alternatywne systemy. Zlecono więc zaprojektowanie dwóch symulacji wiernie oddających uwarunkowania obu systemów. Rozgrywka posłużyła sprawdzeniu obciążeń biurokratycznych i funkcjonowanirozwiązań w warunkach kryzysu.  W podobnym celu, na Technische Universiteit Delft, powstała symulacja dla portu w Rotterdamie, która pomogła rozwiązać bardzo konkretne dylematy biznesowe, gdzie w grę wchodziły ogromne pieniądze. W ten sposób objawia się ogromna zaleta gier – niektóre z nich pozwalają testować różne rozwiązania w bezpiecznych warunkach.   

Czasami gra może przekonać do zmiany, dać do myślenia, wyrwać z letargu.  Przed koniecznością szybkiego wdrożenia zmiany stanęli urzędnicy instytucji tworzących holenderski system opieki społecznej. W krótkim czasie doszło do kilku głośnych tragedii z udziałem dzieci. Można by ich uniknąć, gdyby nie opieszałość, zła organizacja i brak przepływu informacji między instytucjami opiekuńczymi.  Sytuacja wymagała natychmiastowej reformy systemu. Jednym z największych wyzwań było przekonanie urzędników, przez lata przyzwyczajonych do określonego sposobu działania, że odtąd muszą wykonywać swoją pracę zupełnie inaczej. Żeby uświadomić pracownikom, jak istotne jest dzielenie się wiedzą, zaprojektowano Bomb Game. Jest to gra, w której uczestnicy muszą odczytać kod umożliwiający rozbrojenie bomby. Każdy z nich dysponuje tylko wycinkiem informacji. Dopiero połączenie wiedzy kilku graczy prowadzi do znalezienia rozwiązania. Jeśli nie zareagują na czas, bomba wybuchnie – dojdzie do tragedii. 

Czy znasz swojego burmistrza? 

W 2018 roku na organizowanym przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych spotkaniu – Forum Rozwoju Mazowsza, mieliśmy okazję rozegrać HEXgame – symulację o zarządzaniu państwem. Korzenie gry sięgają lat 70. Powstała, by przygotować pracowników misji humanitarnych mających wspierać rodzącą się demokrację w Ghanie. Później została zaadaptowana przez biznes, by pokazywać wyzwania skutecznego zarządzania, przy ograniczonych zasobach. HEXgame wykorzystujemy w programach dla kadry managerskiej i rozmawiamy głównie o cechach skutecznego lidera. Wątek etyczny, który pojawia się w grze nie stanowi głównego tematu rozmów. Tym razem było zupełnie inaczej, tak jakby odpowiedzialność za los (fikcyjnych przecież) obywateli HEXlandu mocniej leżał na sercu samorządowcom niż managerom rodem z biznesu. To budujące spostrzeżenie każe przypomnieć, że to w końcu samorząd jest najbliżej prawdziwej demokracji i to właśnie on ma najwięcej do powiedzenia w ważnych dla nas sprawach. Wszyscy tkwimy po uszy w polityce krajowej, która coraz bardziej staje się walką spin doktorów, speców od social mediów, opłacanych trolli. Tymczasem jestem gotów się założyć, że spora część z nas nie ma świadomości, kto jest burmistrzem naszej dzielnicy albo kto zasiada w radzie miejskiej.   

Rozgrywka HEXgame na Forum Rozwoju Mazowsza

Czy gry mogą poprawić funkcjonowanie urzędu? 

Jeśli ktoś z czytających te słowa, miał do czynienia z funduszami unijnymi na Mazowszu, zdaje sobie zapewne sprawę czym jest Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych. To urząd który opiniuje, finansuje i kontroluje projekty infrastrukturalne, kulturalne, edukacyjne, zdrowotne etc., mające służyć rozwojowi regionu i poprawie życia jego mieszkańców. Do wydania mają dwa miliardy złotych. Warszawska centrala plus pięć oddziałów regionalnych, łącznie prawie 500 etatów, słowem: moloch. Podobno przychodząc złożyć wniosek nie trzeba dawać Podwawelskiej. Bombonierkę czy Ptasie Mleczko też można zjeść we własnym zakresie. Co więcej urzędnicy chcą współpracować z beneficjentami, są pomocni i życzliwi (co jako Pracownia sprawdziliśmy na własnej skórze), a co najważniejsze – żeby podnosić kwalifikacje i poprawiać jakość obsługi wdrażają gry szkoleniowe! Żeby nie było zbyt kolorowo –  jak każda tych rozmiarów instytucja, także jednostka boryka się z problemami natury organizacyjnej. Brak jednolitej kultury zarządczej, problemy z wymianą informacji między wydziałami, niewystarczające poczucie tożsamości wśród pracowników – to niektóre z nich. Prowadzony wspólnie przez MJWPU i Pracownię Gier Szkoleniowych, w partnerstwie z TU Delft, projekt Zgrany Urząd, ma pomóc rozwiązać bolączki tej instytucji, ale także stworzyć uniwersalne, oparte na grach rozwiązania, które mogą wesprzeć podobne podmioty ze sfery publicznej. 

Pierwszy taki program w Polsce 

Biznes chętnie eksperymentuje, testuje różne rozwiązania, które usprawniają zarządzanie, poprawiają jakość współpracy, chętnie inwestuje w badanie kompetencji i rozwój talentów. W Polsce to sektor prywatny najczęściej korzysta z metody gier w szkoleniach. Powód jest prosty: organizacje biznesowe, nastawione na pomnażanie zysku, najlepiej adaptują nowości, starają się jak najlepiej dostosować do rynkowej rzeczywistości, ponieważ im się to opłaca. Wielkie międzynarodowe korporacje, są często wręcz czymś w rodzaju Formuły 1 zarządzania zespołami – to tu wszelkie nowinki są wdrażane, testowane i jeśli się sprawdzą, trafiają pod strzechy. W sferze budżetowej często niestety po prostu brakuje na to pieniędzy. Tym bardziej cieszy, że z innowacyjnych metod, tym razem skorzysta instytucja publiczna. Pracownia szkoliła już podmioty państwowe – pracowaliśmy dla KSAP, KPRM, prowadziliśmy zajęcia na zlecenie Public Health Agency of Canada i Europejskiego Banku Odbudowy i Rozwoju. Zgrany Urząd to jednak pierwszy kompleksowy program, stworzony z myślą o konkretnej instytucji. W skali Polski jest to przedsięwzięcie pionierskie. Program został poprzedzony długim pilotażem: zdiagnozowano podstawowe problemy w oparciu o wywiady z pracownikami, przeprowadzono szereg testów mających zweryfikować charakter projektowanych symulacji, odbyła się wizyta studyjna – odwiedzono Uniwersytet Techniczny w Delft. W efekcie w fazie projektowania są cztery gry symulacyjne, które mają poprawić funkcjonowanie instytucji. Na tapecie znajdą się: kultura managerska, przepływ informacji wewnątrz instytucji, współpraca z beneficjentami, tożsamość organizacyjna oraz diagnoza kompetencji i planowanie ścieżki kariery. Jeśli jesteś, drogi czytelniku, zainteresowany bardziej szczegółowym opisem Zgranego Urzędu, zajrzyj na stronę https://funduszenamazowszu.eu/ . Niebawem w Magazynie MJWPU pojawi się tekst, w którym opisałem to przedsięwzięcie trochę poważniej i bardziej szczegółowo.  

Weź już daj spokój z tymi grami! 

Jako miłośnik złego kina, serdecznie polecam wszystkim serię filmów „Życzenie Śmierci” z Charlesem Bronsonem. W każdej z pięciu części (kręconych między 1974 a 1994 rokiem!) chodzi mniej więcej o to samo: Bronson, w obliczu bezsilności wymiaru sprawiedliwości, bierze sprawy w swoje ręce i dokonuje krwawej zemsty na złoczyńcach. Pisząc teksty o różnorodnych zastosowaniach gier, czuję się właśnie jak reżyser tej wspaniałej serii: snuję kolejną opowieść, z której kolejny raz wynika ta sama konkluzja. Tam: Bronson i tak was wszystkich załatwi, tu: warto stosować gry i symulacje w szkoleniach. Nic na to nie poradzę, taka jest prawda. 

Autor tekstu: Kuba Kujałowicz

Gry w projekcie dla administracji publicznej

Zacznijmy od podstaw: błąd to nie koniec świata. Ba! To dopiero początek (nowego świata – nie jego końca). Każda wpadka, każda porażka to potencjalna trampolina do sukcesu, pod warunkiem, że umiesz się od niej odbić. Carol Dweck, autorka teorii „Nowej psychologii sukcesu” w której opisała teorię stałości cech (fixed midset)

Zorganizuj niezapomniane spotkanie świąteczne dla swojego zespołu. Połącz nastrojowe wydarzenie z subtelnym treningiem współpracy i komunikacji. Zgrany zespół w prezencie od Pracowni Gier.

INTEGRACJA ZESPOŁU TO SZEREG WYZWAŃ… PRACUJEMY Z GRAMI, BO… POMAGAJĄ: zmieniać nawyki, budować postawy, dostrzegać zależności, zdobywać nowe umiejętności, są świetnym treningiem komunikacji i współpracy wspólna rozgrywka wzmacnia poczucie przynależności do zespołu stosując gry, pomagamy organizacjom działać lepiej i efektywniej Co to jest spotkanie integracyjne?Spotkania integracyjne to świetna metoda budowania

Współpraca w zespole – dlaczego ma kluczowe znaczenie dla organizacji i jak podnieść jej jakość? Praca zespołowa ma dzisiaj podstawowe znaczenie dla osiągania celów organizacji. Dlaczego? Możliwość połączenia kompetencji specjalistów z różnych obszarów pozwala w praktyce na uzyskanie lepszych efektów końcowych, pod warunkiem, że komunikacja w zespole i umiejętność kooperacji

Czy wiesz jakie talenty dominują w firmach w Polsce? Jaki to ma wpływ na budowę zespołów? Jaki styl pracy wyłania się z określonych konfiguracji talentów? Jak wykorzystać tę wiedzę, żeby maksymalizować wyniki i budować skuteczną współpracę w zespołach. Zapraszamy do rozmów o silnych zespołach W cyklu 5 spotkań przyjrzymy się

Kreatywność jest zaraźliwa. Podaj dalej! Podziwiamy nasze dzieci, obserwując ich spontaniczność, wyobraźnię i zdolność do tworzenia niesamowitych światów, choć sami często zapominamy, że sami byliśmy kiedyś tymi małymi odkrywcami, pełnymi pomysłów i marzeń. Każdy z nas ma w sobie gen kreatywności – czasem trzeba go tylko trochę odkurzyć! Dla dzieci