Bez względu na profil działalności, fundamentem każdej organizacji jest prawidłowa komunikacja i współpraca w zespole pracowników, która w dużej mierze decyduje o rynkowym sukcesie firmy. Na przykładzie życia codziennego łatwo jednak o wniosek, że właściwa komunikacja w grupie to bardzo duże wyzwanie, które nie tylko wymaga zaangażowania i dobrej woli ze strony wszystkich uczestników procesu, ale często również profesjonalnego wsparcia. W tym artykule wyjaśnimy, jak powinna przebiegać efektywna komunikacja w zespole, na jakie niebezpieczeństwa należy zwrócić szczególną uwagę oraz dlaczego tematyczne szkolenia i gry mogą podnieść jakość współpracy w firmie.
Dlaczego właściwa komunikacja w zespole to priorytet?
Wewnętrzna komunikacja w firmie ma kluczowe znaczenie dla jej funkcjonowania, dlatego pośrednio wpływa także na sukces rynkowy organizacji. Wniosek jest prosty – dbałość o komunikację to inwestycja, która zdecydowanie się opłaca.
Po pierwsze: skuteczna komunikacja w zespole projektowym upraszcza przepływ informacji.
Co z kolei ma podstawowe znaczenie dla efektywności pracy, wpływając na pozycję organizacji i jej branżową konkurencyjność. Komunikacja w firmie i przepływ informacji to elementy, które są nierozerwalnie ze sobą połączone, dlatego brak satysfakcjonujących relacji pomiędzy pracownikami może prowadzić do sytuacji, w której z różnych powodów część ważnych informacji nie zostanie przekazana dalej lub przekaz nie będzie wystarczająco precyzyjny.
Po drugie: właściwa komunikacja w zespole pracowniczym poprawia relacje pomiędzy pracownikami i przełożonymi.
Należy podkreślić, że efektywna komunikacja w firmie to nie tylko stosunki między pracownikami na tych samych szczeblach, ale również kontakt na linii między pracownikami a ich przełożonymi. Drobne niesnaski, nieporozumienia, prywatne lub zawodowe konflikty – to wszystko prowadzi do sytuacji, w której charakter relacji międzyludzkich negatywnie wpływa na atmosferę w zespole. Niewłaściwa atmosfera z kolei może niekorzystnie przełożyć się na mobilizację i chęć do pracy. Innymi słowy: jeżeli atmosfera w grupie będzie z różnych powodów nieprzyjemna, pracownicy nie będą chcieli i mogli wydajnie ze sobą współpracować, a organizacja przestanie być bezpiecznym, sprzyjającym rozwojowi środowiskiem.
Po trzecie: dobra komunikacja w firmie zmniejsza liczbę sytuacji konfliktowych.
Oczywistym jest, że nawet dobra komunikacja w zespole nie wyeliminuje całkowicie zagrożenia potencjalnymi konfliktami, zwłaszcza w dużych grupach. Warto jednak zaznaczyć, że to właśnie od jakości kontaktu pomiędzy członkami zespołu w dużej mierze jest uzależniona ostateczna liczba konfliktów. Umiejętność dawania przejrzystego feedbacku i wyrażania krytycznych opinii w konstruktywny sposób, tak by nie urazić uczuć drugiej strony, to przepis na udane relacje ze współpracownikami.
Komunikacja w firmie: 4 zagrożenia, o których należy pamiętać
Efektywna komunikacja w grupie to płaszczyzna, która zdecydowanie wymaga wdrożenia odpowiednich działań, usprawniających kontakt między pracownikami. Kluczem do sukcesu jest również świadomość potencjalnych zagrożeń, które niestety mogą mieć bardzo negatywny wpływ na atmosferę w grupie pracowniczej.
Brak produktywności. Długie, źle przygotowane spotkania, z których trudno wyłuskać najważniejsze informacje, chaotyczne lub sprzeczne komunikaty i ogólne wrażenie komunikacyjnego bałaganu – komunikacja w firmie powinna być właściwie zaplanowana. Jeśli przełożeni decydują się na zorganizowanie spotkania, musi być ono rzeczywiście przemyślane, dzięki czemu pracownicy nie będą mieli poczucia, że stracili czas. Reasumując: przekazywane informacje powinny być klarowne i zrozumiałe dla ich odbiorców.
Komunikacja jednostronna. Komunikacja w firmie produkcyjnej lub usługowej powinna mieć dwustronny charakter. Oznacza to, że odpowiednie komunikaty wysyłają zarówno pracownicy, jak i ich przełożeni. Zwierzchnik, który jedynie komunikuje, ale nie słucha głosów podwładnych, traci szansę na wartościowy feedback, ale tak samo dużym błędem jest skupianie się wyłącznie na opinii pracowników, bez opiniowania ze strony przełożonych.
Niestosowanie feedbacku. Poproszenie o feedback to jedno, ale podstawową kwestią jest jego późniejsze wdrożenie. Szef, który ma na tacy opinie swoich pracowników o funkcjonowaniu firmy, ale nie bierze ich później pod uwagę wysyła jasny komunikat do podwładnych, że ich zdanie się nie liczy.
Emocjonalność. Zazwyczaj emocje nie są najlepszym doradcą. Jeśli określona sytuacja konfliktowa wywołała silne reakcje, rozmowę i rozwiązanie problemu czasami lepiej przełożyć na moment, w którym atmosfera się uspokoi, a emocje opadną. Wówczas możliwa będzie merytoryczna dyskusja i spojrzenie na wydarzenia z odpowiedniej perspektywy. Należy jednak z całą stanowczością zaakcentować, że jednym z największych błędów w kontekście komunikacji w zespole jest podnoszenie głosu, używanie obraźliwych określeń itp.
Komunikacja w firmie: przykłady sposobów na jej poprawę
Ustalenie zasad komunikacji w grupie, małej czy dużej, to bardzo ważny element, który ma istotny wpływ na jej efektywność. W tym przypadku trudno jednak o jednoznaczną receptę na sukces, ponieważ każda firma staje przed własnymi wyzwaniami. Jedno jest pewne: zasady współpracy w zespole muszą być jasne, klarowne i zrozumiałe dla wszystkich jego członków. Jakie kroki można poczynić, żeby poprawić obieg informacji i atmosferę w organizacji?
Krok 1. Usystematyzowanie komunikacji wewnątrz firmy. Określenie częstotliwości spotkań oraz sposobu zgłaszania indywidualnych opinii i sugestii, czyli ustalenie konkretnych zasad komunikacji w zespole to podstawowa kwestia ułatwiająca zarządzanie firmą. Dobrze, jeśli termin i godzina spotkań zostaną ustalone z dużym wyprzedzeniem, najlepiej regularnie, na ten sam dzień.
Krok 2. Rezygnacja z nieefektywnych spotkań. Komunikacja wewnętrzna zarówno w dużej, jak i małej firmie powinna być przede wszystkim skuteczna, dlatego podstawową kwestią jest dokładna analiza zasadności spotkań, zwłaszcza jeśli firma pracuje całościowo lub częściowo zdalnie i spotkania wymagają od pracowników dojazdu do jej siedziby. Bardzo często informacje przedstawiane w czasie zebrań można przekazać innymi, mniej angażującymi czasowo drogami. Ponadto, jeżeli spotkanie to mimo wszystko konieczność, należy wyeliminować niepotrzebne rozwlekanie się nad podejmowanymi tematami, bardziej wskazane jest przekazywanie konkretnych komunikatów.
Krok 3. Umiejętność dawania feedbacku. Właściwe komunikowanie się w firmie wymaga wiedzy na temat tego, jak przekazywać uwagi do pracy innych członków zespołu. Krytyka nigdy nie jest przyjemna, ale nawet krytyczny feedback można przekazać w sposób, który będzie łatwiejszy „do przełknięcia” dla jego adresata. Podstawowe zasady: jeśli krytykujesz, postaraj się przemycić w komunikacie również pochwałę, co złagodzi odczucia pracownika i nigdy nie krytykuj w obecności innych osób, co może niepotrzebnie krępować podwładnego i jego otoczenie.
Komunikowanie się w zespole powinno polegać na używaniu zrozumiałych argumentów, dlatego jakakolwiek krytyka musi być właściwie wyjaśniona – liczą się konkrety. Ogólne komunikaty będą niezrozumiałe, co nie tylko nie pozwoli pracownikowi na poprawę jego działań, ale również wprowadzi niepotrzebny zamęt i złą atmosferę.
Badając nastroje w firmie i chcąc otrzymać od pracowników szczere informacje, można posłużyć się anonimowymi ankietami. Anonimowość sprawia, że zespół będzie bardziej skłonny podzielić się faktycznymi, a nie bezpiecznie uładzonymi opiniami. W tym celu można wykorzystać, na przykład, Officevibe – narzędzie pozwalające na otrzymywanie regularnego feedbacku ze strony pracowników.
Krok 4. Wdrożenie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych. Formalna i nieformalna komunikacja w firmie musi odbywać się w oparciu o dedykowane narzędzia. Ma to szczególne znaczenie w przypadku zespołów rozproszonych, pracujących zdalnie, ale nie tylko – narzędzia komunikacyjne sprawdzają się także w odniesieniu do dużych firm, w których komunikacja face to face może być znacząco utrudniona. Do popularnych narzędzi komunikacji wewnętrznej w firmie należą, między innymi, takie rozwiązania, jak: Slack, Microsoft Teams i Trello.
Ćwiczenia i gry wspomagające komunikację w zespole: dlaczego warto zaufać specjalistom?
Wiedza na temat właściwej komunikacji to jedno, ale umiejętność jej zastosowania w praktyce to drugie. Szkolenia z zakresu komunikacji w zespole projektowym są inwestycją w efektywną współpracę pracowników organizacji. Szkolenie pracowników umożliwi podniesienie jakości pracy, ucząc zespół, jak radzić sobie z konfliktami i kryzysami tak, żeby dalej nie eskalowały. Bardzo praktycznym rozwiązaniem mogą okazać się specjalistyczne gry i ćwiczenia z komunikacji w grupie, które poza treningiem pożądanych umiejętności mają jeszcze jedną zasadniczą zaletę – są atrakcją, która urozmaici firmowe spotkania.
Korzystając z oferty Pracowni Gier Szkoleniowych można zdecydować się na dostosowane do specyfiki gry do celu i charakteru organizacji, czyli, innymi słowy, specyfiki danej firmy. Odpowiednie, angażujące uwagę uczestników gry dla firm są w stanie pozytywnie wpłynąć na relacje w zespole, przełamać ewentualne bariery i nauczyć pracowników skutecznej współpracy. Gry integracyjne polepszają przepływ informacji pomiędzy członkami grupy, poprawiając atmosferę i wzajemne stosunki. Starannie wyselekcjonowane gry dla firm sprawdzą się także, jako szkolenie motywacyjne i element team buildingu.
PODSUMOWUJĄC: komunikacja w zespole w dużej mierze decyduje o tym, jaka będzie efektywność jego pracy, dlatego wypracowanie określonych standardów ma kluczowe znaczenie w każdej organizacji, niezależnie od tego, w jakiej branży działa. Skuteczna komunikacja tworzy atmosferę sprzyjającą współpracy i ułatwia przepływ informacji. W związku z tym, szkolenia z zakresu komunikacji to inwestycja w sprawne działanie firmy.
