Umiejętne zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi „być albo nie być” każdej organizacji, bez względu na profil jej działalności. Firmę tworzą ludzie, dlatego szkolenia menedżerskie, warsztaty z zakresu współpracy zespołowej, szkolenie motywacyjne czy prawidłowe zarządzanie talentami to inwestycja w jej rynkowy sukces. Kluczowe znaczenie ma również właściwy onboarding pracownika, który może mieć bardzo duży wpływ na jego późniejsze funkcjonowanie w strukturze organizacji.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Co to jest onboarding pracowników?
- Jakie są dobre praktyki onboardingu?
- Jakie są przykłady podstawowych błędów w onboardingu pracownika?
- Jak zaplanować rzeczywiście ciekawy onboarding, przydatny z perspektywy nowo zatrudnionej osoby?
Co to jest onboarding?
Zatrudnianie nowego pracownika wymaga zaznajomienia go z informacjami na temat firmy. Dla nowo zrekrutowanej osoby wejście do zupełnie nieznanego środowiska jest bardzo dużym wyzwaniem, dlatego pracodawca powinien dołożyć starań, żeby maksymalnie je ułatwić.
Proces onboardingu polega na wdrażaniu nowej osoby w jej przyszłe obowiązki, pozwalając jednocześnie na poznanie firmowych wartości, struktury organizacji i podstawowych standardów dotyczących komunikacji, ewentualnych gratyfikacji itp.
Innymi słowy, definicja onboardingu podkreśla konieczność odpowiedniego wprowadzenia pracownika w firmowe struktury, upraszczając tym samym jego aklimatyzację.
Dlaczego to tak istotne?
Po pierwsze: właściwie zaplanowana procedura onboardingu ułatwia odnalezienie się w nowych warunkach i szybsze przejęcie obowiązków, podnosząc efektywność danej osoby w pierwszym etapie jej pracy w firmie.
Po drugie: proces onboardingu pracowników pozwala na widoczne zminimalizowanie odczuwanego przez nich stresu. Wyposażeni w niezbędną wiedzę będą czuli się bardziej pewnie na nowym stanowisku niż w sytuacji, w której kluczowe informacje muszą zdobywać samodzielnie. Właściwy onboarding nowego pracownika, poza tym, podnosi jego entuzjazm, zwiększa aktywność i motywację oraz już na wstępie polepsza obraz firmy.
Po trzecie: onboarding w firmie umożliwia łatwiejsze dostosowanie się danej osoby do zespołu, w którym będzie pracowała. Umiejętnie przeprowadzony pozwoli na przełamanie pierwszych lodów, co często ma kluczowe znaczenie dla późniejszych kontaktów pomiędzy współpracownikami.
Etapy onboardingu są w dużej mierze uzależnione od tego, jakie obowiązki będzie wykonywał pracownik i wewnętrznej struktury firmy. Proces onboardingu krok po kroku powinien jednak zakładać kilka podstawowych czynności. Jakich?
Krok 1. Wskazanie miejsca pracy przygotowanego dla wdrażanej osoby oraz klarowne wytłumaczenie zakresu jej obowiązków.
Krok 2. Przedstawienie pracownika innym osobom zatrudnionym w organizacji, razem z wyjaśnieniem ewentualnych zależności służbowych.
Krok 3. Omówienie firmowych zasad dotyczących wynagrodzeń, urlopów, zgłaszania feedbacku itp., kultury organizacji oraz wewnętrznych „zwyczajów” dotyczących wspólnego zamawiania posiłków, dodatkowych bonusów lub integracji pracowników. Przedstawienie, jak w szczegółach wygląda komunikacja w zespole.
Na tym etapie doskonale sprawdzają się gry szkoleniowe, zwłaszcza onboardingowe, dzięki którym można w ciekawy i angażujący sposób przedstawić podstawowe zasady i wartości firmowe, nie zmuszając tym samym nowego pracownika do biernego słuchania. Gry można realizować zarówno stacjonarnie, jak i online – to kwestia indywidualnych preferencji.
Krok 4. Zorganizowanie niezbędnych szkoleń i warsztatów, również w kontekście narzędzi, z których pracownik ma korzystać podczas realizacji przyszłych zadań.
Krok 5. Umożliwienie nowemu pracownikowi zadawania pytań i udzielenie wyczerpujących odpowiedzi.
To, kto będzie realizował procedurę onboardingu zależy od zasad panujących w danej firmie, ale najczęściej ten obowiązek leży w gestii bezpośredniego przełożonego zatrudnionej osoby, project managerów lub współpracowników z tego samego zespołu. Co więcej, onboarding może być z powodzeniem przeprowadzony przez wieloosobową grupę, w zależności od tego, jakie stanowisko będzie zajmował nowy pracownik.
Gry jako metody skutecznej komunikacji z pracownikiem, mogą posłużyć także do zintegrowania nowej osoby z zespołem. Wejście w strukturę osób, które współpracują ze sobą już od dawna i w związku z tym stanowią zżyte środowisko nie zawsze jest proste. Brak właściwej integracji może natomiast przełożyć się na utrudnienia komunikacyjne i wydajność pracy. Odpowiednio dopasowane gry pozwolą natomiast w naturalny i niewymuszony sposób na nawiązanie więzi.
Czy onboarding online ma sens?
Przeprowadzenie onboardingu online jest jak najbardziej możliwe, a często po prostu konieczne, jeśli weźmie się pod uwagę popularność pracy zdalnej i rosnącą liczbę zespołów rozproszonych. Należy jednak pamiętać, że w tym przypadku plan onboardingu powinien być szczególnie dobrze przemyślany.
Bardzo pomocnym narzędziem będzie przygotowanie podstawowych informacji „opakowanych” w atrakcyjną wizualnie treść. Warto jednak przemyśleć ilość przekazywanej na początku wiedzy – zbyt duża może niepotrzebnie przytłoczyć odbiorcę, dlatego należy skupić się przede wszystkim na tych informacjach, które są rzeczywiście niezbędne w procesie adaptacji.
Przygotowując plan wdrożenia pracownika online trzeba zastanowić się nad wykorzystaniem optymalnych narzędzi, które najlepiej zastąpią kontakt fizyczny. Zastanów się nad tym, w jaki sposób najwygodniej przedstawić nowej osobie zespół współpracowników. W tym celu można zaplanować, na przykład, wspólną wideokonferencję, na której każdy będzie mógł powiedzieć coś o sobie, zadawać pytania itp.
Wyznacz osobę, do której nowy pracownik będzie mógł się zwrócić, jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania czy wątpliwości. Pracując w kontakcie rzeczywistym, proszenie o pomoc jest łatwiejsze. W zespołach funkcjonujących zdalnie, ze względu na utrudniony kontakt, warto od razu wskazać pracownikowi osobę, która w pierwszym etapie adaptacji w firmie będzie jego „opiekunem”.
Onboarding: przykłady błędów, których nie należy popełniać
Trudno przecenić znaczenie prawidłowego onboardingu. Proces jest ważny nie tylko z perspektywy firmy – umiejętne wdrożenie pracownika pozwala na szybsze uzyskanie zadowalających rezultatów jego pracy, ale również z punktu widzenia nowej osoby, która czuje się „zaopiekowana” i lepiej ocenia pracodawcę. W związku z tym, planując proces onboardingu w firmie należy wystrzegać się kilku podstawowych błędów.
Zbyt krótki i za szybki proces adaptacji. Trudno oczekiwać od świeżo zatrudnionego pracownika, zwłaszcza jeśli jego nowe obowiązki są bardzo skomplikowane, że szybko zaadaptuje się w nowych warunkach i z marszu zrozumie zasady, którymi rządzi się organizacja. Zbyt krótki proces onboardingu pracownika może skutkować tym, że dana osoba będzie miała problem z przyswojeniem dużej ilości wiedzy i informacji, dlatego warto mierzyć siły na zamiary. Optymalny czas onboardingu w dużej mierze determinuje plan szkolenia pracownika oraz stanowisko, które będzie zajmował.
Chaotyczny onboarding i brak sprecyzowanych planów. Wdrażając nowego pracownika warto zacząć od szczegółowego zaplanowania indywidualnego procesu lub, jeśli jest taka możliwość, skorzystać ze standardowej procedury. Dzięki temu zyska się pewność, że nowa osoba przyswoi niezbędną wiedzę i nie przeoczy się ważnych dla firmy i pracownika informacji.
Brak prośby o feedback. Nowy pracownik ma zwykle bardzo świeże spojrzenie na funkcjonowanie organizacji, często porównując nowe miejsce pracy z dotychczasowymi doświadczeniami zawodowymi, co dla firmy może być doskonałą okazją, żeby uzyskać wartościowy feedback, o który zdecydowanie warto poprosić osobę wdrażaną w obowiązki.
Jak uatrakcyjnić i uskutecznić proces onboardingu?
Oprowadzenie pracowników po budynku firmy, pokazanie wszystkich niezbędnych udogodnień i przedstawienie przynajmniej najważniejszych współpracowników to kluczowe elementy prawidłowego onboardingu, ale równie ważne jest, jak już wcześniej wspomnieliśmy, zaprezentowanie wartości i kultury danej organizacji, co o wiele trudniej zrobić w atrakcyjny i angażujący sposób.
Bardzo ciekawym rozwiązaniem i alternatywą dla sztampowych prezentacji są gry interaktywne, które aktywizują uczestników. W Pracowni Gier Szkoleniowych mamy na swoim koncie realizacje polegające na projektowaniu zindywidualizowanych scenariuszy gier, w prosty sposób wyjaśniających dokładną strukturę organizacji, sieć odpowiedzialności, kluczowe procesy i wartości – czyli wszystko, co w trakcie prawidłowego onboardingu powinno zostać wyjaśnione pracownikowi. Innymi słowy, korzystając z naszych usług można zamówić grę „szytą na miarę”. Zalety? Przede wszystkim większe zaangażowanie. Uczestnik gry uczy się doświadczając, a nie wysłuchując nudnych wykładów.
Dodatkowo, onboarding można także urozmaicić quizami zapoznawczymi, pozwalając w absorbujący uwagę uczestników sposób poznać nowego pracownika z zespołem, w którym docelowo ma pracować, eliminując w ten sposób część barier, które mogą się pojawić w pierwszym kontakcie z nieznanymi osobami.
Planując onboarding warto wyjść poza sztywne ramy i typowe rozwiązania, które nie zawsze zdają egzamin, zwłaszcza w nowoczesnych, dynamicznych organizacjach. Bardzo ciekawym uzupełnieniem procesu adaptacji pracownika są, poza quizami, także teambuildingowe integracje zapoznawcze. Integracja może polegać, na przykład, na diagnozowaniu najmocniejszych stron pracowników przez odkrywanie ich talentów, dzięki korzystaniu z testu Gallupa, który z powodzeniem realizujemy w Pracowni Gier Szkoleniowych. Testy Gallupa pozwalają na zidentyfikowanie kluczowych talentów teamu, a co za tym idzie lepsze poznanie zespołu. Ważnym plusem jest także dostrzeżenie kalejdoskopu atrybutów członków grupy. W przypadku niektórych organizacji aż 90% członków zespołu posiada określone talenty – test daje szansę na dostrzeżenie faktycznego potencjału teamu.
PODSUMOWUJĄC: właściwy onboarding to proces, który zdecydowanie wymaga uwagi ze strony osób decyzyjnych. Dla organizacji ma on znaczenie ze względu na możliwość szybszego korzystania z pełnych możliwości zatrudnionego pracownika, który łatwiej wdroży się w struktury i sposób działania firmy, natomiast dla zatrudnionego pracownika onboarding oznacza redukcję stresu i bardziej pozytywny obraz nowego pracodawcy. Do kwestii onboardingu zdecydowanie warto więc podejść w bardziej niesztampowy sposób, organizując, na przykład, gry interaktywne oraz quizy i integracje zapoznawcze, które podnoszą efektywność komunikacji z pracownikiem. Pracownia Gier Szkoleniowych, bazując na doświadczeniu w podobnych realizacjach, jest w stanie zaplanować odpowiednie aktywności, dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów.
