Organizacja dużego spotkania firmowego to wielkie wyzwanie. Teoretycznie jest to świetna okazja do integracji całego zespołu i przekazania wszystkim wiedzy o działaniach firmy. Praktycznie jednak bardzo trudno jest zaangażować wszystkich i nierzadko takie przedsięwzięcia kończą się gorzkim poczuciem niedosytu, czy nawet zmarnowanego czasu. Jak tego uniknąć? Nasza odpowiedź jest prosta: zagrać.
Ludzi grających w gry (komputerowe i planszowe) jest na świecie cała masa, a społeczność graczy cały czas rośnie. I wbrew ciągle częstym stereotypom, nie są to tylko dzieci i nastolatki. Wg raportu opublikowanego przez Entertainment Software Association za 2015 rok, 155 milinów Amerykanów (prawie połowa) gra w gry. Średni wiek gracza to 35 lat, zaś drugą co do wielkości grupą wiekową stanowią osoby w wieku 50+ (27%). Wiek graczy z roku na rok rośnie, ponieważ gry to hobby, którego większość osób nie porzuca – średnio gracze grają od 13 lat.
Ta niezwykła popularność gier od lat zwraca uwagę naukowców, którzy w wielu badaniach udowodnili, że gry wywołują niezwykłe zaangażowanie i wytrwałość w dążeniu do celu. Dowiedziono również, że gry świetnie sprawdzają się jako narzędzia edukacyjne. W 2009 roku doktor Richard Blunt przeprowadził eksperyment na jednym z amerykańskich uniwersytetów. Podzielił on uczestników zajęć z technologii biznesu, ekonomii oraz zarządzania na dwie grupy: jedna miała uczyć się klasycznymi metodami, drugiej dał dostęp do specjalnie zaprojektowanych gier edukacyjnych. Różnice w wynikach egzaminów były porażające. 10% pierwszej grupy nie zaliczyło egzaminu końcowego, a najwyższą ocenę zdobyło ok. 35%. W drugiej grupie nie tylko zaliczyli wszyscy, ale ok. 75% wyników stanowiły najwyższe oceny.
Wobec tych faktów przestaje dziwić, że biznes coraz częściej sięga po narzędzia szkoleniowe i działania motywacyjne oparte na grach. W tej dziedzinie wykształciły się dwie grupy narzędzi, oparte na dwóch różnych podejściach: gry i grywalizacje (ang. gamification).
Tworząc grę szkoleniową, projektanci biorą na warsztat określony fragment rzeczywistości i zamykają go w zasadach i mechanice rządzących grą. Czasem wychodzi z tego bliska rzeczywistości symulacja, czasem działająca na wyobraźnię metafora. Jednak zawsze jest to zamknięte doświadczenie, powinno być domknięte podsumowaniem prowadzonym przez trenera.
Z grywalizacjami jest odwrotnie: projektanci biorą mechanizmy funkcjonujące w różnych grach i wplatają je w istniejącą rzeczywistość. Chodzi o to, że jeśli zależy nam, aby nasi pracownicy częściej wykonywali jakąś czynność, to można ogłosić, że za każde jej wykonanie przyznawane będą punkty, a kto zdobędzie ich najwięcej otrzyma nagrodę. Oczywiście współczesne grywalizacje są znacznie bardziej złożone, ale ten prosty przykład dobrze pokazuje, o co chodzi w całej idei.
W Pracowni Gier Szkoleniowych poświęciliśmy ostatni rok na znalezienie najlepszych zastosowań tych metod w organizacji dużych spotkań całej firmy bądź działów. Opracowaliśmy cały wachlarz rozwiązań: od zabawy samą formą spotkania, przez szyte na miarę grywalizacje, po całe gry zaprojektowane specjalnie z myślą o setkach graczy. Każde z nich budzi duże emocje (najlepsze przyjaciółki zaangażowania), wspiera zdobywanie nowej wiedzy i doskonale cementuje zespoły. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Kick-off zmiany – gra The Tree of Life
Mieszczący się w Polsce dział finansowy jednej ze światowych korporacji miał przejść znaczące zmiany organizacyjne. Zarządowi zależało na tym, aby wywołać w pracownikach pozytywne nastawienie do zmian oraz wzmocnić komunikację w zespole. Stworzyliśmy więc grę, w której uczestnicy wcielają się w proste, jednokomórkowe organizmy, a ich zadaniem jest ewolucja w bardziej zaawansowane gatunki. Nie mogą tego jednak robić przypadkowo: zespoły otrzymują zadania, które wyznaczają konkretne kierunki rozwoju na drzewie życia. Jeśli członkowie zespołu będą współpracować, to wykonają takie zadanie szybko, dzięki czemu będą mogli otrzymać kolejne, a każde zadanie to cenne punkty zwycięstwa. Tak więc gracze cały czas zmieniają samych siebie (ewoluują), a przy tym muszą być czujni na stale zmieniające się cele.
Ewolucję umożliwiają specjalne zasoby, które zdobyć można tylko dzięki prowadzeniu wymiany handlowej z innymi zespołami, co zmusza do współpracy nie tylko z członkami własnej drużyny, ale również z konkurentami.
To wszystko działo się pod presją czasu, i okraszone było rozbudowaną oprawą audiowizualną, charyzmatycznym prowadzącym i piękną grafiką, co w sumie wywołało niezwykły efekt. Sala dosłownie tętniła emocjami. Prawie 400 zaangażowanych uczestników przez 4 godziny z wypiekami na twarzach biegało, krzyczało, planowało, handlowało i wykonywało zadania. Po wszystkim nasza trenerka pomogła graczom wyciągnąć z zabawy wnioski dotyczące zmian i działania zespołowego, którymi przedstawiciele drużyn dzielili się na forum. Na sam koniec głos zabrała dyrektor zarządzająca, która zebrane wnioski przeniosła na realia firmy.
Wrażenia uczestników po całym wydarzeniu były jednoznacznie pozytywne. Takie wypowiedzi jak: „Niezwykle dynamiczne doświadczenie”, „Wciągająca i piękna”, „Uczy jak współpracować”, „Doskonały sposób na budowanie zespołu”, czy „Przeszła nasze najśmielsze oczekiwania”- mówią same za siebie. To doświadczenie towarzyszyło z resztą uczestnikom długo po jego zakończeniu – wiemy, że część określeń z gry na stałe weszła do codziennego języka organizacji.
Wprowadzenie nowego produktu – grywalizacja szyta na miarę
Kiedy firma wdraża nowe technologie, wprowadza nowe procedury lub wchodzi na rynek z nowym produktem, bardzo ważne jest przekazanie szczegółowej wiedzy wszystkim zaangażowanym. W takim przypadku najlepiej sprawdzi się kompleksowa grywalizacja całego spotkania. Najlepiej przybliżyć tę metodę odwołując się do projektu, który realizowaliśmy w zeszłym roku.
Pewna firma z branży spożywczej znacząco zmieniała jeden ze swoich standardowych produktów. 120 osób miało w ciągu kilku godzin zrozumieć potrzebę tej zmiany, poznać cele sprzedażowe z nią związane, przeanalizować wprowadzane udoskonalenia i przyswoić plan akcji marketingowej promującej ulepszony produkt.
Uczestnicy podzieleni na 20-osobowe zespoły krążyli między salami. W każdej czekał na nich ekspert z firmy z porcją niezbędnej wiedzy oraz facylitator PGS z krótką grą utrwalającą zdobyte informacje. Gry przyjmowały najróżniejsze formy: od scenek i wariacji nt. kalamburów, przez zadania logiczne i teleturniejowe quizy, aż po rozszyfrowywanie i jak najszybsze budowanie modelowej półki z nową linią produktów.
Zaangażowanie uczestników brało się więc z różnorodności form i ciekawości, jakie będzie następne zadanie. Jednak jego podstawowym fundamentem był element zdrowej rywalizacji – każde zadanie było okazją do zdobycia punktów, a zespół z najwyższym wynikiem otrzymywał atrakcyjne nagrody.
Podsumowanie roku – targi wiedzy o firmie i prezentacyjny wyścig z czasem
Takie okazje, jak podsumowanie roku, czy start dużego projektu angażującego całą organizację, wymagają przekazania dużej ilości informacji. Na ogół wiąże się to z długą serią prezentacji i wystąpień. A te najczęściej prowadzą do nudy, ukradkowego sprawdzania telefonów i błagalnych spojrzeń w kierunku stoisk z kawą.
Aby tego uniknąć można wprowadzić do prezentacji elementy gry. Świetnie sprawdza się tu tak zwana Pecha Kucha. Prelegent przygotowuje prezentację PowerPoint, ale musi stosować się do reguły 20-20: maksymalnie 20 slajdów, każdy przedstawiony w maksymalnie 20 sekund. Z jednej strony wymusza to zwięzłość formy i ograniczenie do najważniejszych faktów. Z drugiej, angażuje uczestników, którzy będą kibicować mówcy, by zmieścił się w bezwzględnym limicie czasu – slajdy zmieniają się automatycznie. To wszystko sprawi, że słuchacze zapamiętają znacznie więcej. A jeśli chcesz bardziej utrwalić informacje i wprowadzić dodatkowy element zabawy, przeplataj prezentacje krótkimi quizami.
Można jeszcze śmielej zabawić się formą spotkania i zamienić je w interaktywne targi projektów. Zespół realizujący projekt przygotowuje stoisko targowe, na którym będzie prezentować cele i produkty projektu. Od inwencji zespołu zależy, co znajdzie się na stoisku – gadżety, filmy, opowieści, słodkie przekąski. Przyda się również element grywalizujący całe targi – każde stoisko może np. wydawać zwiedzającym naklejki, których zebranie umożliwia wzięcie udziału w losowaniu nagrody. Dzięki temu w atmosferze zabawy, emocji i wzajemnej wymiany, uczestnicy od siebie nawzajem dowiadują się o działaniach w organizacji i dzielą dobrymi praktykami. Ubocznym, ale pożądanym efektem, jest integracja pracowników, która przekłada się na jakość współpracy w firmie po spotkaniu.
Kto gra, ten wie
Jak widać jest wiele sposobów na to, żeby skutecznie zaangażować wszystkich, którzy wejdą na salę w dniu spotkania. Nie jest też problemem efektywne przekazanie i utrwalenie niezbędnej wiedzy – wystarczy zaprosić ludzi do gry. Bo kto gra, ten wie.
Autor artykułu: Jakub Wiśniewski
game designer
